"সেলাই করা এবং সংখ্যাযুক্ত x সংখ্যার শীট" সম্ভবত একমাত্র জিনিস যা মনে আসে যখন এটি প্রধান নথিপত্রের প্রয়োজন হয়। কিভাবে নথি সেলাই? নবাগত ব্যক্তি অবিলম্বে কাগজের স্তূপ কল্পনা করে, ব্যাংকের সুতা দিয়ে শক্তভাবে বেঁধে রাখা, কস্টিক ধুলো দিয়ে আবৃত, কোথাও একজন হিসাবরক্ষক বা কর্মী বিভাগের অফিসের কোণে।
তবে, সবকিছু প্রথম নজরে যতটা সহজ মনে হয় ততটা সরল এবং ভাসাভাসা নয়। এই কঠিন বিষয়ে ভুল এড়াতে আপনার কী জানা দরকার? একটি ফটো অনুযায়ী থ্রেড সঙ্গে নথি সেলাই কিভাবে? এই প্রশ্নগুলি ধাপে ধাপে নির্দেশাবলীতে বিস্তারিতভাবে আলোচনা করা হবে৷
কেন পুরানো দিনের স্ট্যাপল?
এমন অনেক সরকারী সংস্থা রয়েছে যাদের নথিগুলি কারখানায় নয়, থ্রেড ব্যবহার করে ম্যানুয়ালি সেলাই করা প্রয়োজন হতে পারে। এটি, প্রথমত, কর পরিদর্শক, সংরক্ষণাগার, তারা কাগজপত্র গ্রহণের সময় থ্রেড দিয়ে নথি সেলাই করতে বলেস্বতন্ত্র উদ্যোক্তাদের নিবন্ধন, একটি আইনি সত্তার নিবন্ধন বা দরপত্রের জন্য কাগজপত্র। কিভাবে সঠিকভাবে নথি প্রধান, ফটো নম্বর 2 দেখায়. সাধারণত মোটা সুতো এবং মোটা সুই ব্যবহার করুন।
এটা বিশ্বাস করা হয় যে এইভাবে আবদ্ধ সিকিউরিটিগুলি হারানো, জাল করা বা শীট প্রতিস্থাপন করা আরও কঠিন। কিছু সংস্থা, অবিকল এই কারণে, গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলি বেঁধে রাখার জন্য এই জাতীয় "দাদা" ফর্ম ব্যবহার করে। আরেকটি যুক্তি আছে - কখনও কখনও কাগজপত্র কঠোরভাবে গোপনীয় হয়, এবং পরিচালকরা, প্রচার বা প্রতিযোগীদের প্রভাবের ভয়ে, যথাক্রমে শুধুমাত্র একজন বিশ্বস্ত ব্যক্তির কাছে এই ধরনের কাজ অর্পণ করেন, বিশেষায়িত সংস্থাগুলির সাহায্য প্রত্যাখ্যান করেন৷
গুরুত্বপূর্ণ
ভুলভাবে সেলাই করা নথিগুলি একটি এন্টারপ্রাইজ নিবন্ধন বা পুনঃনিবন্ধন করতে অস্বীকৃতির কারণ হতে পারে, সংরক্ষণাগারে কাগজপত্র গ্রহণ করতে পারে, টেন্ডারের জন্য প্রতিযোগিতা থেকে সংস্থাকে অপসারণ করতে পারে, ঘটনাটি নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষের সিদ্ধান্তকে প্রভাবিত করতে পারে প্রতিষ্ঠানের একটি অডিটের।
এখানে কি অভিন্ন নিয়ম আছে?
আজ অবধি, একটি একক প্যাটার্ন অনুসারে থ্রেড দিয়ে কীভাবে নথি সেলাই করা যায় সে সম্পর্কে কোনও স্পষ্ট নিয়ম নেই৷ শুধুমাত্র সুপারিশ এবং নির্দেশাবলী আছে. মূলত, এন্টারপ্রাইজগুলি রোসারখিভের পদ্ধতিগত উন্নয়ন ব্যবহার করে, যা 2009 সালে অর্ডার নম্বর 76 দ্বারা অনুমোদিত হয়েছিল, GOST "অফিস ওয়ার্ক এবং আর্কাইভিং" এর প্রয়োজনীয়তাগুলির পাশাপাশি সেন্ট্রাল ব্যাঙ্ক অফ রাশিয়ার নির্দেশাবলী৷
প্রস্তুতিমূলক পর্যায়
স্ট্যাপল করা সমস্ত নথির পূর্বরূপ দেখতে হবে, যদি পেন্সিলের চিহ্ন থাকে তবে সেগুলি মুছুন। গুরুত্বপূর্ণসাবধানে প্রতিটি পৃষ্ঠা বিবেচনা করুন, একে অপরের সাথে লেগে থাকা থেকে বাদ দিন, একটি স্ট্যাকের মধ্যে নথিগুলির একটি যৌক্তিক এবং সঠিক ক্রম নিশ্চিত করুন। ধারালো বস্তু, পিন, স্ট্যাপল বা কাগজের ক্লিপগুলি সরান, কারণ তারা বাঁধাই থ্রেডের ক্ষতি করতে পারে এবং এর ফলে নথির ক্ষতি হতে পারে। ডান কোণায় একটি সাধারণ কালো পেন্সিল দিয়ে পৃষ্ঠাগুলি সংখ্যা করা প্রয়োজন; রঙ সহ কালি ব্যবহার অনুমোদিত নয়। আপনি নথির পাঠ্যের খুব কাছাকাছি নম্বর দিতে পারবেন না, এটি আরও ওভারল্যাপ করুন। শুধুমাত্র শীটের সামনের দিকটি সংখ্যাযুক্ত। স্ট্যাপলড নথির মোট ভলিউম 250 শীটের বেশি হওয়া উচিত নয় এবং আবদ্ধ এবং সংখ্যাযুক্ত নথির উচ্চতা 4 সেন্টিমিটারের বেশি হওয়া উচিত নয়৷ থ্রেড দিয়ে ডকুমেন্ট সেলাই করার একটি উদাহরণ ফটোতে দেখানো হয়েছে।
প্রস্তুতির পরবর্তী পর্যায় হল টুল নির্বাচন। থ্রেডগুলির সাথে নথিগুলি সঠিকভাবে সেলাই করার জন্য, আপনার প্রয়োজন হবে: একটি আউল, বিশেষ থ্রেড, একটি কার্ডবোর্ডের কভার, ছবির মতো। কিছু ক্ষেত্রে, একটি গর্ত পাঞ্চ ব্যবহার করা হয়। কীভাবে এবং কী দিয়ে নথি সেলাই করবেন, প্রতিটি বিশেষজ্ঞ নিজের জন্য সিদ্ধান্ত নেন। কঠোর থ্রেড বা ব্যাংক সুতা ব্যবহার করা সবচেয়ে সুবিধাজনক, কিছু ক্ষেত্রে পশমী থ্রেড বা লেইস ব্যবহার করা হয়। প্রায়শই তারা প্রসাধন ফাংশন বহন করে। সাধারণত গুরুতর প্রতিবেদনে আরও কঠোর শৈলী ব্যবহার করা হয়। নথিগুলি নিজে প্রস্তুত করুন এবং ইনভেন্টরির জন্য ফর্মটি প্রস্তুত করুন৷
কিছু সূক্ষ্মতা
- বড় ফরম্যাট শীট, উদাহরণস্বরূপ, A3 বা A2, অবশ্যই সংখ্যাযুক্ত হতে হবে। এটি করার জন্য, এটি সম্পূর্ণরূপে প্রসারিত এবং সাধারণ নিয়ম অনুযায়ী সংখ্যাযুক্ত। তারপর গুটান এবং সাবধানে পিছনে gluedকোণ।
- যদি একটি চিঠি ফাইল করার প্রয়োজন হয়, এটি খোলা হয়, প্রথমে খামে নিজেই নম্বর দেওয়া হয়, তারপরে চিঠির পৃষ্ঠাগুলি।
- নথির কভার নম্বরযুক্ত নয়। এছাড়াও, কোন কভার না থাকলে শিরোনাম পৃষ্ঠাটি সংখ্যাযুক্ত হয় না। যাইহোক, দ্বিতীয় শীটটি ইতিমধ্যেই "2" নম্বর দিয়ে নম্বরযুক্ত।
- যদি শীটের সংখ্যা 250-এর বেশি হয়, তাহলে সেগুলি ভলিউমে বিভক্ত। আদালতে এই প্রথা প্রচলিত। প্রতিটি ভলিউম আলাদাভাবে সংখ্যা করা আবশ্যক।
- যদি উপরের ডানদিকে শীট নম্বরটি নির্দেশ করা সম্ভব না হয় বা পুরো শীটটি দখল করা হয় তবে কীভাবে নথিগুলিকে স্ট্যাপল করবেন? এটি প্রায়শই ঘটে, উদাহরণস্বরূপ, একটি ফটো নম্বর দেওয়ার সময়, যে ক্ষেত্রে পিছনে থেকে নম্বর দেওয়া অনুমোদিত৷
- ভুল নম্বর দেওয়ার ক্ষেত্রে, আপনি নম্বরটি ক্রস আউট করতে পারেন। যাইহোক, সংশোধন অবশ্যই একটি স্বাক্ষর সহ নিশ্চিত করতে হবে।
- যদি দুটির বেশি শীট এড়িয়ে না যায়, তাহলে বাদ দেওয়া পৃষ্ঠাগুলির জন্য একটি অক্ষর উপাধি ব্যবহার করার অনুমতি দেওয়া হয়। মূল নথির ডিজিটাল নম্বর পরিবর্তন হয় না, তবে শীটের সংখ্যা বৃদ্ধি পায়। এই ক্ষেত্রে, যে ব্যক্তি এই বিষয়ে নথি গ্রহণ করবে তাকে সতর্ক করা আবশ্যক।
- যদি এমন কোনো নথিতে নম্বর দেওয়ার প্রয়োজন হয় যা ইতিমধ্যেই নম্বর দেওয়া আছে বা নম্বর দেওয়া আছে, তাহলে আবার নম্বর দেওয়া হবে।
- যদি ডকুমেন্টেশনের শীটগুলিকে আলাদা করা না যায় বা সেগুলিকে একসাথে আঠালো করা হয়, তবে সেগুলিকে একটি শীট হিসাবে সংখ্যা করা হয়৷ এটি ঘটে যদি একটি নথিতে, উদাহরণস্বরূপ, একটি চেক, একটি ফটোগ্রাফ বা একটি সংবাদপত্রের ক্লিপিং পেস্ট করা থাকে৷ কিন্তু একই সময়ে, একটি তালিকা আঁকতে হবে, এবং "নোট" কলামে বা সার্টিফিকেশন শিলালিপিতে, কোন নথিগুলি পেস্ট করা হয়েছে, কোন পৃষ্ঠায় এবং কী রয়েছে তা স্পষ্ট করা আবশ্যক৷
কোন নথিগুলি প্রায়শই থ্রেড দিয়ে সেলাই করা হয়? প্রথমত, উপাদান এবং অন্তর্ভুক্তির নথি। তাদের প্রায়শই একটি ছোট ভলিউম থাকে, এগুলি একটি awl দিয়ে ছিদ্র করা সহজ এবং সেলাই করা সহজ। সেলাইয়ের জন্য বেশ কয়েকটি প্রযুক্তি রয়েছে, আপনি দুটি পাঞ্চার করতে পারেন, তিন বা পাঁচটি। তিনটি গর্ত সবচেয়ে সাধারণ বিকল্প। পাঁচটি গর্ত কাজে আসবে যখন কিছু নথি অন্যদের চেয়ে ছোট হবে, পাঁচটি গর্তের সংযোগ তাদের আরও ভালভাবে ঠিক করতে সাহায্য করবে। নথিগুলি উচ্চ মূল্যের হলে পাঁচ-গর্ত স্ট্যাপলিং ব্যবহার করা হয়, এটি তাদের প্রতিস্থাপনের ঝুঁকি হ্রাস করবে।
কীভাবে থ্রেড দিয়ে নথিগুলো সঠিকভাবে সেলাই করবেন: ধাপে ধাপে নির্দেশনা
- শীটগুলি স্ট্যাক করুন, প্রান্তগুলি সারিবদ্ধ করুন।
- শীট অর্ডার চেক করুন।
- একটি পেন্সিল দিয়ে শীটের বাম দিকে কেন্দ্রে প্রতিসাম্যভাবে ভবিষ্যত পাংচারের স্থানগুলি চিহ্নিত করুন৷ এটি একটি শীট এবং সমস্ত উভয় ক্ষেত্রেই করা যেতে পারে৷
- টেক্সট থেকে কমপক্ষে ১.৫ সেন্টিমিটার বিচ্যুত হওয়া প্রয়োজন।
- চিহ্নগুলি অবশ্যই কঠোরভাবে উল্লম্ব হতে হবে, একে অপরের থেকে তিন সেন্টিমিটার পর্যন্ত দূরত্ব অনুমোদিত৷
যদি নথিটি যথেষ্ট বড় হয়, তাহলে এটি একটি awl দিয়ে ছিদ্র করা আরও সুবিধাজনক। সাধারণত উপরের গর্ত থেকে শুরু করুন।
যদি ছবির মতো ফ্যাক্টরি কভার ব্যবহার করা সম্ভব না হয়, তাহলে পৃষ্ঠার ক্ষতি রোধ করতে প্রথম এবং শেষ শীটটি কার্ডবোর্ডের একটি পাতলা ফালা দিয়ে আঠালো করা যেতে পারে। সঠিক থ্রেড দৈর্ঘ্য নির্বাচন করা গুরুত্বপূর্ণ, সাধারণত 50 থেকে 80 সেমি।
থ্রেড সহ ক্লাসিক সেলাই - তিনটি গর্ত
আসুন ডকুমেন্ট সেলাই করার বিকল্পটি বিশ্লেষণ করা যাকতিনটি গর্তে ধাপে ধাপে। আর্কাইভে কাগজপত্র জমা দেওয়ার জন্য বা যাচাইয়ের জন্য এটি ক্লাসিক এবং সবচেয়ে সাধারণ বিকল্প। এই ক্ষেত্রে থ্রেড দিয়ে নথিগুলি কীভাবে সঠিকভাবে সেলাই করা যায় তা ফটোতে আরও ভালভাবে দেখা যায়৷
নথির স্তুপের নিচে সুই এবং থ্রেড আনুন, দুই নম্বর গর্ত দিয়ে বের করুন। আমরা 7-8 সেমি লম্বা একটি ছোট "লেজ" সম্পর্কে ভুলবেন না, এটি এখনও কাজে আসবে। সামনের দিকে, আমরা সুইটিকে উপরের গর্তে দিই, তারপর সুইটিকে সর্বনিম্ন গর্তে ফিরিয়ে দিই। তারপরে, সুইটি কেন্দ্রীয় গর্তে "ডাইভ" করে, ফলস্বরূপ, উভয় থ্রেড নীচে থাকে। এখন তারা গিঁট করা যাবে।
আরও, নথিটি অবশ্যই প্রত্যয়িত হতে হবে, কাগজের একটি শীট আঠালো করা হয়, একটি সিল এবং দায়িত্বশীল ব্যক্তির স্বাক্ষর উপরে রাখা হয়। কিভাবে সঠিকভাবে নথি সেলাই করতে হয় এবং থ্রেড দিয়ে গিঁট সুরক্ষিত করতে হয়, আপনি ফটোতে দেখতে পারেন।
এছাড়া, শেষ শীটের পিছনে একটি ইনভেন্টরি আঠালো থাকে৷ শিলালিপিটি হাতে করা যেতে পারে বা ছবির মতো রেডিমেড টেমপ্লেট ব্যবহার করা যেতে পারে।
কীভাবে চারটি ছিদ্রে নথিগুলিকে প্রধান করবেন?
ফোর-হোল পিয়ার্সিং প্রযুক্তি প্রায় অভিন্ন। শুধুমাত্র পার্থক্য হল নথিটি উপরে থেকে নীচে সেলাই করা হয়। এটি একটি সেলাই basting মত দেখায়. শুধুমাত্র এই ক্ষেত্রে এটি বিপরীত ক্রমে পুনরাবৃত্তি হয়, প্রথমে উপরে থেকে নীচে, তারপর নীচে থেকে উপরে। এইভাবে, বন্ধনগুলি ফাঁক ছাড়াই একজাতীয়, যেন একটি বিশাল সেলাই মেশিনে সেলাই করা হয়েছে।
বিশেষ অনুষ্ঠান
কখনও কখনও দস্তাবেজগুলি উল্লম্বভাবে নয়, কোণে সংযুক্ত করার অনুমতি দেওয়া হয়৷ ATএইগুলি প্রধানত আর্থিক রিপোর্টিং কাগজপত্র, নগদ টেপ বেঁধে দেওয়া জড়িত, ডান দিকে চেক. এই ধরনের নথি কোণে সেলাই করা হয়। নথিগুলির স্ট্যান্ডার্ড সমাবেশের জন্য পদক্ষেপগুলি একই, শুধুমাত্র গর্তগুলি কোণে ছিদ্র করা হয়। সাধারণত দুটি আছে। শীট কোণে ঠিক glued হয়। আরও, পদ্ধতিটি অনুরূপ - এটি প্রত্যয়িত, একটি সীলমোহর দেওয়া হয়৷
উপসংহার
একটি নথি প্রস্তুত করার এবং স্ট্যাপল করার প্রক্রিয়ায়, সমস্ত ধরণের বলপ্রয়োগ এড়াতে কীভাবে নথিগুলিকে প্রধান করা যায় তা আগে থেকেই চিন্তা করা গুরুত্বপূর্ণ৷ উদাহরণস্বরূপ, কখনও কখনও আপনাকে ইতিমধ্যে আবদ্ধ এবং সংরক্ষণাগারভুক্ত নথিগুলির একটি অনুলিপি তৈরি করতে হবে৷ আগাম এই ধরনের মুহূর্ত সম্পর্কে উদ্বেগ মূল্য. সাধারণত, HR বা অ্যাকাউন্টিং বিশেষজ্ঞরা আগে থেকে অনুমান করতে পারেন কোন নথিটি প্রথমে একটি কপিয়ারের মাধ্যমে চালাতে হবে। এটি কাজটিকে ব্যাপকভাবে সহজ করে এবং সময় বাঁচায়।
